Từ năm học 2020 - 2021, Nhà trường
triển khai phần mềm quản lý đào tạo mới áp dụng từ khóa tuyển sinh năm 2020
(khóa 61) về sau (sau đây gọi là Phần mềm mới), trong khi đó các khóa tuyển
sinh năm 2019 (khóa 60) trở về trước đang được quản lý trên phần mềm cũ (phần
mềm CMC). Để đồng bộ việc đăng ký học lại, học cải thiện điểm, học vượt giữa
các khóa trên hai phần mềm được thuận lợi, Nhà trường hướng dẫn xử lý học vụ như
sau:
1. Đối với sinh viên khóa 60 trở về trước đăng ký học lại, học cải thiện
điểm học cùng các khóa từ 61 về sau:
Bước 1. Sinh viên lựa chọn thời khóa
biểu các học phần cần đăng ký học trên phầm mềm mới (do phòng Đào tạo, các
khoa/viện cung cấp) để làm đơn đăng ký chéo (đối
với học phần cùng mã số) hoặc đăng ký học chuyển đổi (đối với học phần khác mã số), (sau đây gọi chung là Đơn đăng ký
học).
Bước 2. Sinh
viên nộp đủ học phí để đăng ký học trên hệ thống phần mềm CMC và nộp đơn đăng
ký chéo/đăng ký học chuyển đổi cho Cố vấn học tập (CVHT) trong thời gian quy
định. CVHT kiểm tra, phân bố số lượng sinh viên vào các lớp học phần trên phần
mềm mới phù hợp, đảm bảo đủ chỗ ngồi cho sinh viên trong các phòng học, tránh
tình trạng quá tải.
Bước 3. Mở lớp
học phần, xử lý đăng ký chéo/đăng ký học chuyển đổi
- CVHT căn cứ vào đơn đăng ký học của
sinh viên, thống kê số lượng học phần, số lượng sinh viên/học phần gửi Phòng
Đào tạo.
- Phòng Đào tạo căn cứ vào đề nghị của
sinh viên mở các lớp học phần tương ứng trên phần mềm CMC (các học phần chuyển
đổi thì mở lớp ảo).
- Trường hợp học phần có từ 20 sinh
viên trở lên đăng ký học chuyển đổi thì phòng Đào tạo làm việc với khoa/viện
chủ quản bố trí giảng viên và tổ chức lớp học phần bình thường trên phần mềm
CMC (sinh viên không phải tham gia vào lớp học phần trên phầm mềm mới).
- CVHT triển khai xử lý học vụ cho
sinh viên, ghi rõ tên lớp học phần, thời gian học, giảng viên phụ trách vào đơn
đăng ký học của sinh viên và trả lại đơn cho sinh viên sau khi đã xử lý xong.
Bước 4. Tham
gia học tập, thi giữa kỳ, thi kết thúc học phần
- Căn cứ vào lớp học phần CVHT được ghi
trên đơn đăng ký học, sinh viên nộp đơn đăng ký học cho giảng viên giảng dạy
lớp học phần trên phần mềm mới.
- Giảng viên xác nhận vào đơn đăng ký
học của sinh viên, ghi tên vào danh sách điểm danh trên phần mềm quản lý học
tập (LMS) để theo dõi quá trình học tập của sinh viên và trả đơn lại cho sinh
viên.
- Sinh viên học chuyển đổi (học phần khác mã số) theo dõi lịch thi
giữa kỳ, cuối kỳ tại Bảng tin của Trung tâm Đảm bảo chất lượng hoặc thông báo của
Nhà trường trên phần mềm CMC.
- Sinh viên đăng ký học chéo (học phần cùng mã số) theo dõi lịch thi
trên trang cá nhân của phần mềm CMC.
2. Đối với sinh viên khóa 61 về sau đăng ký học vượt cùng với các khóa 60
về trước.
Các bước xử lý học vụ tương tự như khóa
60 trở về trước, nhưng việc mở lớp được thực hiện trên phần mềm mới, cụ thể:
Bước 1: Căn cứ
vào khung chương trình đào tạo và tư vấn của CVHT, sinh viên khóa 61 trở có nhu
cầu đăng ký học vượt cùng với các khóa 60 trở về trước trên phần mềm CMC (do
phòng Đào tạo, các khoa/viện cung cấp) làm đơn đăng ký học vượt gửi CVHT (đối
với các học phần khác mã học phần thì làm đơn đăng ký học chuyển đổi).
Bước 2. Sinh
viên nộp đủ học phí để đăng ký học trên hệ thống phần mềm mới và nộp đơn đăng
ký học vượt cho CVHT trong thời gian quy định. CVHT kiểm tra, phân bố số lượng
sinh viên vào các lớp học phần trên phần mềm CMC phù hợp, đảm bảo đủ chỗ ngồi
cho sinh viên trong các phòng học, tránh tình trạng quá tải.
Bước 3. Mở lớp
học phần, xử lý đăng ký học
- CVHT thống kê
số lượng học phần, số lượng sinh viên/học phần gửi phòng Đào tạo.
- Phòng Đào tạo căn cứ vào đề nghị
của sinh viên mở các lớp học phần tương ứng trên phần mềm mới (các học phần
chuyển đổi thì mở lớp ảo).
- CVHT đăng ký học cho sinh viên, ghi
rõ tên lớp học phần, thời gian học, giảng viên phụ trách vào đơn đăng ký học
của sinh viên và trả lại đơn cho sinh viên sau khi đã xử lý xong.
Bước 4. Tham
gia học tập, thi giữa kỳ, thi kết thúc học phần
- Căn cứ vào lớp học phần CVHT được
ghi trên đơn đăng ký học, sinh viên nộp đơn đăng ký học cho giảng viên giảng
dạy lớp học phần trên phần mềm CMC.
- Giảng viên xác nhận vào đơn đăng ký
học của sinh viên, ghi tên vào danh sách điểm danh phần mềm quản lý học tập
(LMS) để theo dõi quá trình học tập của sinh viên và trả đơn lại cho sinh viên.
- Sinh viên theo dõi lịch thi giữa kỳ, cuối kỳ tại Bảng tin của Trung tâm Đảm
bảo chất lượng hoặc trên trang cá nhân trong phần mềm mới.
3. Phân công nhiệm vụ
3.1. Phòng Đào tạo
- Là đơn vị đầu mối lập
kế hoạch, tổ chức quá trình dạy học, xử lý học vụ cho sinh viên hệ chính quy,
có nhiệm vụ:
- Chủ trì và phối hợp với
các đơn vị liên quan lập kế hoạch đào tạo chung và mở các lớp học phần bổ sung
trên hai hệ thống phần mềm.
- Thông báo thời khóa
biểu, kế hoạch đăng ký học, các thông báo khác (nếu có).
- Phối hợp với trung tâm
CNTT, các khoa/viện, các đơn vị liên quan và CVHT tổ chức xử lý học vụ cho sinh
viên.
-
Xác nhận các điều kiện đảm bảo để sinh viên được xử lý học vụ dễ dàng, thuận
lợi.
3.2. Trung tâm công nghệ thông tin
- Có trách nhiệm hỗ trợ
Phòng Đào tạo, Trung tâm ĐBCL, các khoa/viện, các đơn vị liên quan và CVHT mở
lớp học phần, cấp tài khoản xử lý học vụ, thu học phí, quản lý kết quả kiểm
tra, đánh giá kết quả học tập của sinh viên,...
phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý học vụ.
- Cập nhật số lượng sinh
viên học chuyển đổi vào các lớp học phần để tính khối lượng giờ giảng dạy cho
giảng viên.
- Phối hợp với các đơn vị
khác để quản lý đào tạo trên phần mềm.
3.3. Trung tâm đảm bảo chất lượng
- Lập kế hoạch tổ chức
thi giữa kỳ và thi kết thúc học phần cho sinh viên đăng ký chéo trên hai hệ
thống phần mềm CMC và phần mềm mới.
- Thông báo lịch thi giữa
kỳ và thi kết thúc học phần cho sinh viên đăng ký chéo trên hai hệ thống phần
mềm CMC và phần mềm mới.
- Nhập điểm cho sinh viên
học chuyển đổi.
3.4. Khoa/viện đào tạo
- Chỉ đạo Cố vấn học tập,
Trợ lý đào tạo, Trợ lý Quản lý sinh viên rà soát sinh viên khóa 60 trở về trước
có nhu cầu đăng ký học lại, học cải thiện điểm trên hệ thống phần mềm mới và
sinh viên các khóa 61 về sau có nhu cầu học vựợt trên hệ thống phần mềm CMC.
- Chỉ đạo cán bộ, giảng
viên tư vấn, hướng dẫn cho sinh viên lập kế hoạch học tập, tạo điều kiện thuận
lợi về đăng ký học, xử lý học vụ, tổ chức giảng dạy, đánh giá kết quả học tập
cho sinh viên đăng ký chéo trên hai hệ thống phần mềm CMC và phần mềm mới; đồng
thời lưu hồ sơ, minh chứng phục vụ cho việc tính khối lượng giờ giảng dạy.
Trên đây là Hướng dẫn xử
lý học vụ trên hai hệ thống phần mềm được thực hiện từ năm học 2020 - 2021. Nhà
trường đề nghị Trưởng khoa/viện, các đơn vị liên quan, sinh viên đại học hệ
chính quy nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình triển khai, nếu có vấn đề phát
sinh đề nghị các đơn vị, cá nhân phản ánh về Trường (qua Phòng Đào tạo) để được
giải quyết./.