Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Đào tạo và nhiệm vụ năm học 2012-2013 đã được Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt. Trưởng phòng Đào tạo quy định nội quy công tác làm việc Phòng Đào tạo từ năm học 2012-2013 như sau :
1. Nề nếp, thời gian làm việc
Nề nếp thời gian làm việc theo chế độ giờ hành chính của Nhà trường, tùy theo mức độ và yêu cầu công tác Trưởng phòng có thể huy động và phân công làm thêm ngoài giờ hành chính (kể cả các ngày thứ 7 và Chủ nhật). Thời gian làm việc trong ngày cán bộ, chuyên viên phải chấp hành đúng giờ giấc công sở, không được đi muộn về sớm, ăn sáng, uống cà phê trong giờ làm việc, nếu có việc gì đột xuất phải báo cáo xin phép Trưởng phòng.
Cán bộ, chuyên viên khi đến làm việc tại Phòng phải trang phục chỉnh tề, chân phương, đeo phù hiệu công chức theo quy định.
Hàng tháng, các cán bộ chuyên viên phải bám sát vào kế hoạch chung của Phòng và Nhà trường chủ động xây dựng kế hoạch công việc cá nhân nhằm triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện. Mỗi người phải chịu trách nhiệm về những mảng công việc được phân công, phải suy nghĩ sáng tạo để hoàn thành tốt công việc và đúng thời hạn, không được có thái độ ỷ lại hay để chậm trễ, ách tắc.
2. Hội họp, sinh hoạt
Sinh hoạt chuyên môn Phòng theo định kỳ mỗi tháng 1 lần cùng với sinh hoạt chi bộ và sinh hoạt công đoàn, cán bộ chủ trì phải chuẩn bị kỹ nội dung sinh hoạt để chỉ đạo, quán triệt trong cuộc họp, các cán bộ khác theo mảng công việc đã được phân công báo cáo tình hình, tiến độ, kết quả thực hiện và kế hoạch dự kiến triển khai công tác sắp tới. Trong mỗi cuộc họp phải có thư ký ghi Biên bản để ghi lại nội dung và các ý kiến phát biểu đóng góp, kết luận của Chủ trì cuộc họp. Biên bản họp phải có đầy đủ chữ ký của thư ký ghi biên bản và người chủ trì. Phân công đ/c Nguyễn Thị Kim Nhung thư ký ghi biên bản các cuộc họp của Phòng, đ/c Lê Khắc Phong thư ký ghi biên bản các cuộc họp của chi bộ.
Tùy theo tình hình công việc, ngoài phiên họp định kỳ theo tháng, Trưởng phòng có thể triệu tập các cuộc họp đột xuất để giải quyết công việc.
3. Trực lãnh đạo Phòng
Trực lãnh đạo theo sự phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng cho các đ/c Phó Trưởng phòng để giải quyết công việc chung của Phòng và Nhà trường khi Trưởng phòng đi vắng hoặc những công việc có tính chuyên môn do từng đ/c phụ trách.
Phân công công việc của Lãnh đạo Phòng như sau :
- TS. Nguyễn Xuân Bình : Trưởng phòng - Phụ trách chung và các mặt công tác: tổ chức, thi đua- khen thưởng, tuyển sinh, chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, chuyển trường...
- ThS. Nguyễn Lâm Vượng : Phụ trách giải quyết các vấn đề liên quan đến thực tập sư phạm, thực tập nghề, thực tế chuyên môn, lưu học sinh,các lớp bồi dưỡng ngắn hạn...
- ThS. Nguyễn Thanh Mỹ : Phụ trách tổ chức dạy học các khoa và trường THPT Chuyên; xây dựng kế hoạch biên soạn chương trình, mở mã ngành; ngành 2.
* Ký xác nhận bảng điểm sinh viên và công chứng các loại văn bằng chứng chỉ do nhà trường cấp được ủy quyền cho các Phó Trưởng phòng (đ/c Vượng, đ/c Mỹ). Khi ký xác nhận phải có chữ ký nháy của chuyên viên được giao phụ trách in bảng điểm (cô Nguyễn Thị Kim Nhung).
4. Quy định tiếp xúc với cán bộ, sinh viên
Cán bộ trong Phòng khi tiếp xúc với cán bộ, sinh viên, người ngoài đến làm việc phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích rõ ràng, giải quyết nhanh gọn, nếu công việc chưa thực hiện được ngay vì có những lý do phải xác minh thì phải có lịch hẹn cụ thể.
Tuyệt đối không được có thái độ nhũng nhiễu, hách dịch, gây khó khăn, phiền hà người khác khi thực hiện nhiệm vụ.
5. Công tác lưu trữ hồ sơ
Chuyên viên được phân công làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ công văn các loại (gọi tắt là hồ sơ) phải có sổ giao nhận : công văn đi, công văn đến. Công văn đến sau khi ghi vào sổ theo dõi trình Trưởng phòng để giao cho cán bộ, chuyên viên phụ trách xử lý, công văn đi phải giữ lại 1 bộ để lưu trữ . Hồ sơ phải sắp xếp ngăn nắp theo từng chủng loại và được lưu trữ lâu dài, thuận lợi kiểm tra, xử lý khi cần thiết. Đối với các hồ sơ về văn bằng chứng chỉ chuyên viên được giao phụ trách phải tự kiểm kê và kiểm tra định kỳ mỗi năm 2 lần để tránh hư hỏng, thất lạc. Thời hạn và các quy định lưu giữ hồ sơ thực hiện theo đúng quy định số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về quy định bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức.
Định kỳ thời gian các cán bộ, chuyên viên phụ trách các phần công việc được giao phải in sao các dữ liệu (Dữ liệu tuyển sinh, kết quả học tập sinh viên, Quyết định, văn bản ban hành do Phòng tham mưu, các loại biên bản, báo cáo...), các dữ liệu được ghi vào đĩa CD-R và bảo quản theo chế độ bảo mật.
Giao nhiệm vụ cho cô Nguyễn Thị Kim Nhung phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ và giao nhận công văn đi đến của Phòng.
6. Sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị, tài sản của Phòng
Cơ sở vật chất, thiết bị và tài sản của Phòng bao gồm các tài sản do nhà trường cấp và Phòng mua sắm. Cán bộ sử dụng phải có ý thức tiết kiệm, chống lãng phí, bảo vệ của công. Cán bộ tuyệt đối không được sử dụng tài sản, thiết bị như máy photo copy, điện thoại bàn để giải quyết công việc riêng. Hàng tháng, hàng quý cán bộ theo dõi tài sản phải báo cáo Trưởng phòng về tài sản hư hao (giấy, mực....) để có kế hoạch định kỳ mua sắm.
7. Quản lý tài chính và nguyên tắc thu-chi nguồn Quỹ của Phòng
Quản lý tài chính của Phòng do Trưởng phòng quản lý chung, đ/c Nguyễn Thị Kim Nhung làm thủ quỹ, Chủ tịch công đoàn bộ phận có trách nhiệm tham mưu, giám sát việc thu-chi.
Nguồn thu Quỹ của Phòng bao gồm các khoản kinh phí ngoài lương và phúc lợi do nhà trường cấp (kinh phí làm thêm ngoài giờ, kinh phí bồi dưỡng, văn phòng phẩm, khen thưởng, các nguồn thu khác của Phòng...).
Thủ quỹ khi nhận bất kỳ một khoản nguồn thu từ Nhà trường hoặc nguồn thu khác phải làm phiếu thu trình Trưởng phòng ký duyệt và ghi vào sổ theo dõi Quỹ.
Các khoản chi của Phòng bao gồm kinh phí chi thường xuyên (mua sắm, liên hoan, trà nước, trích phúc lợi cán bộ, chi khác...), các khoản chi thường xuyên nếu có nhu cầu, cán bộ phản ánh qua thủ quỹ hoặc Chủ tịch công đoàn bộ phận trình Trưởng phòng duyệt chi.
Các khoản thu và chi nguồn Quỹ của Phòng phải được công khai, minh bạch, có sổ theo dõi, phiếu thu và chi đầy đủ, chế độ báo cáo định kỳ theo đúng nguyên tắc tài chính đã ban hành.
8. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy định này được áp dụng từ năm học 2012-2013 trở đi. Tất cả cán bộ, chuyên viên Phòng Đào tạo phải chịu trách nhiệm thực hiện nội quy trên. Trong quá trình thực hiện sẽ tiếp tục bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với tình hình thực tế của Phòng và quy định chung của Nhà trường./.
TRƯỞNG PHÒNG
Đã ký
TS. Nguyễn Xuân Bình